Tal y como comenté en una entrada anterior sobre «Dirección de Proyectos. Software (I)», hay otras opciones de software a parte del Microsoft Project y del Primavera Project Planner, englobadas en lo que se conoce  como software libre.

Pero antes que nada,

¿qué es el software libre?

Es el software que garantiza las siguientes libertades: 

1. La libertad de ejecutar el programa, para cualquier propósito (libertad 0).
2. La libertad de estudiar cómo trabaja el programa, y cambiarlo para que haga lo que usted quiera (libertad 1). El acceso al código fuente es una condición necesaria para ello.
3. La libertad de redistribuir copias para que pueda ayudar al prójimo (libertad 2).
4. La libertad de mejorar el programa y publicar sus mejoras, y versiones modificadas en general, para que se beneficie toda la comunidad (libertad 3). El acceso al código fuente es una condición necesaria.

Por no extenderme demasiado, para aquel que quiera saber más sobre el software libre:

• Free Software Foundation.
• Historia del software libre y de código abierto.
• Introducción al Software Libre.
• Guía Básica del Software de Fuentes Abiertas.
• Libro Blanco del Software Libre.

Volviendo al tema que nos ocupa, indagando un poquitín por la red, he encontrado los siguientes programas que nos pueden ayudar en la gestión de proyectos:

• GANTT PV

Gantt PV es un programa gratuito, de apariencia sencilla y sin grandes complicaciones, para planificación de proyectos, descomposición, representación y seguimiento de tareas sobre diagrama de Gantt. Descargas disponibles para Windows, MacOS y Linux.

• GANNT PROJECT

Es una aplicación de escritorio con interfaz similar a MSProject permite programar y organizar las tareas y asignación de personas y recursos sobre una representación Gantt. Herramienta mucho más ligera que MSProject, pero esto en el ámbito y dimensión de muchos proyectos es más una ventaja que un inconveniente. La exportación de informes en formato HTML está bastante lograda.

• DOTPROJECT

Algo más veterana esta solución en entorno web ofrece un marco completo para la planificación, gestión y seguimiento de multiples proyectos para clientes diferentes, quienes pueden disponer también de acceso para monitorizar la evolución del desarrollo.

• TEAMWORK

Impresionante es la apariencia de esta herramienta de entorno web para registrar y gestionar los tiempos de diferentes equipos de trabajo en sus respectivos proyectos. Gestión completa de informes de tiempos y costes. Combina gestión de documentos, de equipos y de proyectos.

• PLANNER

Aplicación de escritorio para gestión y seguimiento de proyectos, con descomposición en tareas y sub-tareas, dependiencias, identificación de la ruta crítica, diagramas de Gantt. Inicialmente desarrollada para Linux, pero dispone de versión beta para Windows.

• AGILETRACK

Herramienta para planificación y seguimiento de proyectos, de interfaz sencillo. Para desarrollo de software en equipos reducidos con metodologías ágiles, especialmente eXtreme Programming.

• PPTS

Project Planning and Tracking System (PPTS) es una herramienta de gestión ágil de proyectos para equipos que trabajan con Scrum y/o Extreme Programming. Es un sistema web, accesible con un navegador que puede instalarse sobre servidor Linux o Windows (con php y MySQL) y de uso libre, con licencia GNU (GPL).

• XPWEB

Plataforma web para gestión de proyectos con Extreme Programming

• TRAC

Plataforma web para comunicación, gestión y seguimiento de proyectos, que integra un wiki, interfaz de subversión para la gestión de versiones, seguimiento de proyecto y sistema de tickets para gestionar y registrar tareas, bugs, etc.

• TUTOS

Herramienta web de código abierto y uso gratuito para la gestión de pequeños grupos de trabajo o departamentos. Incluye calendario, gestión de equipos, directorio de personas, gestión de incidencias, registros de tiempo, listas de seguimiento…

• SOLODOX

Servicio de software que permite editar y compartir con el equipo  y demás interesados planificaciones Gantt.

• TODOLIST

ToDoList es una herramienta gratuita muy simple y efectiva para la gestión de proyectos en entornos ágiles. Escasamente ocupa 1 Mb, y al instalarla se puede indicar que emplee un fichero .ini para guardar la información de configuración,  de forma que no toca para nada el registro de Windows y se puede llevar incluso en una memoria USB.

• CLOCKING IT

Es un gestor de proyectos y tareas, con  control de tiempos, generador de informes, repositorio de ficheros, agenda, chat, notificaciones y RS.

• X-MAN

X-Man (Extreme Manager) es una herramienta fácil para gestión y seguimiento de proyectos ágile. Si trabajas con un formato ágil tipo XP o Scrum, merece la pena echarle un vistazo, porque además es un programa «limpio»: Un fichero de 4 Mb que no necesita instalación. Basta grabarlo en una carpeta y ejecutarlo.

• MINDQUARRY

Sistema basado en web para la gestión  de grupos de trabajo, entornos colaborativos, proyectos. Intenta ser la alternativa open source de soluciones propietarias como Basecamp o Sharepoint.

• OPENPROJ

Es un programa de escritorio para la gestión de proyectos: gratuito, open source, con versiones para Linux, Unix, Mac y Windows; compatible con ficheros MS Project y con todas las funcionalidades que ofrece Project (como aplicación de escritorio stand-alone)

• PROJECT DUNE

Sistema sobre web para integrar todos los procesos y documentación del ciclo de desarrollo.

• ACTIVITY MANAGER

Programa Open Source para registrar y clasificar por tareas y sub-tareas los tiempos de trabajo del equipo de un proyecto.

• PRJPLANNER

Herramienta para la auto-gestión ágil de equipos de programación pequeños. Está inspirada en el concepto de backlog de Scrum.

• PROJECT2MANAGE

Se trata de un servicio web, con funcionalidades simples pero que pueden ser suficientes para el registro y la comunicación de actividades entre los miembros de un equipo de trabajo.

• COLLABTIVE

Es una plataforma on-line para gestión de proyectos y colaboración de equipos de trabajo. Es open source, y se puede utilizar gratuitamente con licencia GNU. Requisitos: Linux, Apache y PHP5.

• REDMINE

Sistema multi-plataforma, programado con Ruby on Rails, open source con licencia GPL, con un interfaz limpio y unas funcionalidades asombrosas para gestión de proyectos.

• ICESCRUM

Con el mismo interfaz para todos los roles, ofrece las opciones de operación, consulta, estimación de historias de usuario… activas o no, según el usuario sea propietario del producto, gestor, equipo o interesado. Incluye listas de historias de usuario (backlog), de asuntos, de problemas y de pruebas; un chat en línea, un juego de cartas con el que el equipo puede hacer estimación de poker de las historias propuestas en el backlog…

• OPENGOO

Desde el área de administración se pueden ajustar los permisos de cada usuario, de forma indivisual o por grupos, y para cada área de trabajo, incluso para que no resulte visible. 

• PIVOTAL TRACKER

Servicio web para gestión ágil de proyectos con buena pinta, disponible on-line de forma gratuita en esta versión, aunque en el futuro se preven cuentas de pago.

• OPENWORKBENCH

OpenWorkBench. el interfaz no es como el de GanttProject u OpenProject, pero tiene una ‘feature’ de replanificar automáticamente las tareas en base a las dependencias entre ellas (nada nuevo) y a la capacidad de trabajo de las personas (esto creo que si es nuevo, y puede resultar útil para afinar el plan de asignaciones de tareas en equipos medianos).

• DOOLPHY

Se trata de una aplicación de productividad perfecta para pequeños equipos. Número ilimitado de usuarios y generar informes de trabajo diarios.

• EGROUPWARE

Se trata de una herramienta de colaboración en línea para todo tipo de organizaciones. Proporciona todas las últimas soluciones en una única plataforma (Intercambio de información y CRM, Proyectos, tareas y gestión de eventos, Servidor de archivos y gestión de documentos en línea, Intercambio de datos y la sincronización, Incidente de seguimiento)

• ACHIEVO

Herramienta flexible basada en web de gestión de recursos para entornos empresariales. Se adapta perfectamente a cualquier tipo de organización. Totalmente basado en Internet. Todo el código fuente del software está disponible. Uso de estándares abiertos y protocolos.

• WEBCOLLAB
  

Corto en diseño pero justificado en su alta seguridad. Una solución simple para trabajar en equipo y suplir un gran número de actividades de una manera sencilla (con listas de tareas pendientes y calendarios). Ha sido desarrollado en PHP y se encuentra disponible en varios idiomas.

Bueno, ya me he cansado. La lista puede ser interminable y seguro que a muchos os he aburrido. Hay infinidad de software relacionado con la gestión de proyectos. Por la experiencia que he tenido con algunos, descarta la idea de un sólo programa te solucione el papelón. Por regla general, tendrás que usar varios. Así que, opciones no faltan.

Referente al software libre, os dejo el enlace de un documento elaborado por la oficina de Software Libre de la Universidad de Zaragoza llamado «Software libre para gestión de proyectos» También, os dejo otro documento, elaborado por Juan Carlos Sánchez, sobre «Herramientas de Software Libre para la Gestión de Proyectos». Vale la pena echarle un ojo.

Referencias:

«Aplicaciones Open Source para la gestión de proyectos» de Juan David Quiñónez (wwwhatsnew.com)

«Herramientas de uso libre para gestión de proyectos» de navegapolis.net

¿Qué programas informáticos existen en el marcado para la gestión de proyectos?

Dentro de los software destinados a las administración y gestión de proyectos,  los más utilizados son el Microsoft Project  y  Primavera Project  Planner.

Tanto en las aplicaciones de ambos programas,  como en  la distribución gráfica de la  interfaz no existen grandes diferencias, ambos permiten gestionar las tareas desde el calendario, fundamental para determinar la ruta crítica. En cuanto a los tipos de visualizaciones gráficas también existen similitudes y cuentan casi con las mismas opciones como, por ejemplo, el diagrama de Gannt. Y así lo mismo con calendarios, vistas, tablas, filtros, campos, etc.

Dentro de las diferencias más notables,  el interfaz de Microsoft es más amigable e intuitivo. En cuanto a Primavera, la interfaz y la utilización del programa ha mejorado desde la versión 5, ya que sus primeras versiones estaban más basadas en lenguajes de programación  y requería bastante tiempo para sacarle en máximo provecho.  Dentro de las ventajas de primavera está su versatilidad para hacerle entender situaciones al software para desarrollar determinados proyectos, cosa que en microsoft muchas veces no se puede por estar más tabulado, por llamarlo de alguna forma.

Entonces, ¿por cuál me decido? ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de cada uno de ellos?

MS PROJECT

Ventajas

• Muy intuitiv0.
• Fácil de usar.
• Diferentes vistas para identificar puntos clave del proyecto.
• Compatible con versiones anteriores.

Desventajas

• La aplicación para trabajar en Internet se compra aparte.
• No se puede medir ni la productividad ni el rendimiento.
• Muy caro comparado con las alternativas que presenta la competencia.
• No es multiplataforma, de forma que tiene restringido su uso a windows.
• El 80% de los usuarios de MS Project acaba usando tan sólo el 20% de sus numerosas opciones, de manera que acaba siendo su aplicación poco eficiente.

PRIMAVERA PROJECT PLANNER

Ventajas

• Fácil de usar.
• Es un programa multiplataforma (funciona tanto en Linux como Windows)
• Cuenta con las herramientas básicas para la planeación de la mayoría de proyectos.
• Permite importar proyectos desde MSProject en formato xml.
• Puede exportar en formato html.
• No requiere equipos con muchas prestaciones ya que consume solamente poca memoria para trabajar.

Desventajas

• Le falta herramientas para exportar en más formatos
• Mayor detalle en el porcentaje de las subtareas.
• No cuenta con aplicación para trabajar en Internet como con el MSProject.
• No cuenta con versiones para móviles.

Personalmente utilizo más el MSProject, pero por una sencilla razón, en las empresas en las que he trabajado hasta ahora era el programa que usaban, por lo que no tenía sentido usar otro. No obstante, ahora mismo estoy descubriendo el Primavera y no se queda atrás. Eso sí, también existen otros muchos programas al respecto, pero que no son tan conocidos y lo mejor, la mayoría de ellos son software libre, con lo que ello supone para el usuario. En una entrada más adelante hablaré sobre ellos.

¿Qué es el Lean Management? ¿En qué se basa? ¿En qué me puede ayudar?

El concepto Lean Management está basado en su totalidad en el Sistema de Fabricación de Toyota (TPS). Los responsables de Toyota, en los años 30, implementaron una serie de innovaciones en sus líneas de modo que facilitaran tanto la continuidad en el flujo de material como la flexibilidad a la hora de fabricar distintos productos. Esto se hizo aún más necesario a finales de la 2ª Guerra Mundial, cuando surgió la necesidad de fabricar pequeños lotes de una gran variedad de productos. Surgió así el TPS («Toyota Production System«).

El TPS se fundamenta en la optimización de los procesos productivos mediante la identificación y eliminación de despilfarros y el análisis de la cadena de valor, para finalmente conseguir un flujo de material estable y constante, en la cantidad adecuada, con la calidad asegurada y en el momento en que sea necesario. Es decir, tener la flexibilidad y fiabilidad necesarias para fabricar en cada momento lo que pide el cliente.

Toyota llegó a la conclusión de que adaptando los equipos de fabricación a las necesidades de capacidad reales, la introducción de sistemas de calidad integrados en los procesos (poka-yokes), la disposición de equipos siguiendo la secuencia de fabricación, innovando para conseguir cambios rápidos de modelo para que cada equipo pudiera fabricar muchos lotes pequeños de distintas piezas, y haciendo que cada máquina avisara a la máquina anterior cuando necesitaba material (sistema pull), haría posible el fabricar con bajos costes, con una amplia variedad, alta calidad y con tiempos de proceso (lead times) muy rápidos para responder de manera efectiva y eficaz a las variaciones en las demandas de los clientes. E igualmente, la gestión de la información se facilitaría y se haría más precisa.

En la entrada «Las Claves de Éxito de Toyota» del Blog: Eficiencia Energetica & Lean Manufacturing se explican muy esquematicamente los 14 principios clave.

I – Filosofía  a largo Plazo
Principio nº 1: Base sus decisiones de gestión en una filosofía a largo plazo, a expensas de lo que suceda con los objetivos financieros a corto plazo.

II – El proceso correcto producirá  los resultados correctos
Principio nº 2: Cree procesos de flujo continuo para hacer que los problemas salgan a la superficie
Principio nº 3: Utilice sistemas  “ Pull “ para evitar producir en exceso.
Principio nº 4:  Nivele la carga de trabajo, trabaje como la tortuga no como a liebre.
Principio nº 5: Cree una cultura de parar a fin de resolver lo problemas,  para lograr una buena calidad a la primera.
Principio nº 6: Las tareas estandarizadas son el fundamento de la mejora continua y de la autonomía del empleado.
Principio nº 7: Use el control visual de modo que no se oculten los problemas.
Principio nº 8: Use solo tecnología fiable y absolutamente probada que dé servicio a su gente y a sus procesos.

III – Añada valor a la organización mediante el desarrollo de sus personal y de sus socios
Principio nº 9: Haga crecerá los lideres que comprendan perfectamente el trabajo, vivan la filosofía  y la enseñen a otros.
Principio nº 10: Desarrolle personas y equipos excepcionales que sigan la filosofía de su empresa.
Principio nº 11: Respete su red extendida de socio y proveedores, desafiándoles  a ayudándoles a mejorar.

IV – La resolución continua de los problemas fundamentales impulsa el aprendizaje organizativo
Principio nº 12: Vaya a verlo por si mismo para comprender a fondo la situación.
Principio nº 13: Tome decisiones por consenso lentamente, considerando concienzudamente todas las opciones implementándolas rápidamente.
Principio nº 14: Conviértase en una organización que aprenda mediante la reflexión constante ( hansei)  y la mejora continua ( Kaizen).

A continuación, os dejo el enlace de una breve animación de poco más de un minuto en el que observa claramente el sistema lean management:

Para entrar más en detalle, otro vídeo con una explación más extensa del lean manufacturing,

Y para terminar esta entrada, os recomiento leer el artículo «The Toyota Phenomenon», escrito por Ernst C. Glauser, del THE Swiss Deming Institute, en el que se explican las claves mediante las cuales Toyota mejora día a día con este sistema.