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Gestión de Averías. Herramientas para su análisis (II)

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Árbol de Causas.

Se trata de un método deductivo de análisis que parte de la previa selección de un «suceso no deseado o evento que se pretende evitar», sea éste un accidente de gran magnitud o un suceso de menor importancia para averiguar en ambos casos los orígenes de los mismos. En este caso en concreto, el suceso no deseado es una avería.

Seguidamente, de manera sistemática y lógica se representan las combinaciones de las situaciones que pueden dar lugar a la producción del «evento a evitar», conformando niveles sucesivos de tal manera que cada suceso esté generado a partir de sucesos del nivel inferior, siendo el nexo de unión entre niveles la existencia de «operadores o puertas lógicas». El árbol se desarrolla en sus distintas ramas hasta alcanzar una serie de «sucesos básicos», denominados así porque no precisan de otros anteriores a ellos para ser explicados. También alguna rama puede terminar por alcanzar un «suceso no desarrollado» en otros, sea por falta de información o por la poca utilidad de analizar las causas que lo producen.
Los nudos de las diferentes puertas y los «sucesos básicos o no desarrollados» deben estar claramente identificados.
Estos «sucesos básicos o no desarrollados» que se encuentran en la parte inferior de las ramas del árbol se caracterizan por los siguientes aspectos:

1º Son independientes entre ellos.
2º Las probabilidades de que acontezcan pueden ser calculadas o estimadas.

Para ser eficaz, un análisis por árbol de fallos debe ser elaborado por personas profundamente conocedoras del proceso a analizar y que a su vez conozcan el método y tengan experiencia en su aplicación; por lo que, si se precisa, se deberán constituir equipos de trabajo pluridisciplinarios (técnico de seguridad, ingeniero del proyecto, ingeniero de proceso, etc.) para proceder a la reflexión conjunta que el método propicia.

Prefijado el «evento que se pretende evitar» en el sistema a analizar, se procede descendiendo escalón a escalón a través de los sucesos inmediatos o sucesos intermedios hasta alcanzar los sucesos básicos o no desarrollados que generan las situaciones que, concatenadas, contribuyen a la aparición del «suceso no deseado».

Si os interesa más información la respecto, os recomiento la NTP333: «Análisis probabilístico de riesgos: Metodología del Árbol de Fallos y Errores» elaborada por el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo.

Matriz de Criterios.

Normalmente en el departamento de mantenimiento nos enfrentamos a problemas que pueden ser resueltos de diferentes maneras y puede que terminemos tomando una decisión ineficaz al no utilizar un método objetivo que nos permita estudiar sus efectos. Para evitarlo, podemos utilizar el modelo de la Matriz de Criterios.

Esta herramienta nos será muy útil a la hora de seleccionar la alternativa que resuelve el problema de la manera más global (efectiva, rápida, barata, etc.) Se trata de una matriz donde aparecen en las filas las distintas soluciones y en las columnas los criterios bajo los cuales se quiere regir (sencillez, rapidez, coste, efectividad, etc.)

Es importante que en la matriz las alternativas deben presentarse de forma resumida en el cuadro, para su mejor manejo, adjuntando un anexo donde se explique cada una de ellas de forma clara.

El plan es repartir la matriz entre los diferentes involucrados en la resolución, para que hagan una valoración individual.  Una vez hecho esto, los miembros ordenan las alternativas según si están más o menos de acuerdo con cada una de las alternativas. A partir de ahí se ponen en común las alternativas que han tenido mayor consenso, y se analizan en grupo. De esta forma se pueden tomar decisiones más acertadas. Esta herramienta es extremadamente útil cuando hay varios colectivos afectados.

Jornada INSHT: Presentación de la guía de «Simplificación Documental»

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El pasado martes 25 se organizaba en Madrid una jornada de presentación de 2 de las nuevas guías técnicas emitidas por el Instituto Nacional de Seguridad e Higine en el Trabajo. Las guías presentadas en sociedad fueron en concreto las tituladas «Simplicación Documental» y «Criterios de Calidad del Servicio»

Me ha alegrado enormemente que el INSHT haya publicado una guía sobre la simplificación documental, y es triste que diga esto, pero es que la documentación preventiva de una empresa puede parecerse más a un vademecum infinito, que a un documento práctico, claro y comprensible, tal y como se especifica en el artículo 2.4 del Reglamento de los Servicios de Prevención, que establece la necesidad de que la documentación sobre el plan, la evaluación y la planificación preventiva sea de reducida extensión
y de fácil comprensión.

Aunque no conviene generalizar, muchos técnicos de prevención nos empeñábamos en entregar tochos y tochos de documentación, por lo que el INSHT, para aclarar las dudas que pudieran darse respecto a lo de «reducida extensión», emite esta Guía Técnica de «Simplificación Documental», que personalmente creo no tiene desperdicio. Vale la pena leerla.

Antes de seguir, coincido con los autores de la guía en que

la “simplificación” a que se refiere el artículo 16.2 bis de la LPRL no supone reducir la protección de los trabajadores, ya que no se plantea que el empresario deje de cumplir requisito preventivo alguno.

Se trata de una simplificación documental, tal como deja claro el artículo 2.4 del RSP.

Para simplificar la documentación y, simultáneamente, hacerla más comprensible, es necesario racionalizar su organización y contenidos y, en lo posible, racionalizar también las actividades cuya ejecución y resultado quieren documentarse. Por ello, la “simplificación” que propone la guía se centra en evitar actividades o informaciones innecesarias y ahorrarse justificaciones superfluas.

Los criterios de simplificación utilizados (y, concretamente, las prácticas que se quieren evitar) son referentes a:

  1. Información repetitiva. En algunos casos el carácter repetitivo de la información podría evitarse mediante su sistematización.
  2. Información superflua. En otros casos, se aporta información superflua sobre algo que se hizo en el pasado, que fue documentado en su día y que ya carece de interés. A este respecto debe resaltarse que, una vez adoptadas las medidas correctoras cuya necesidad haya mostrado una evaluación, ésta debe actualizarse. Es la evaluaciónactualizada la que tiene que tenerse en cuenta a la hora de describir la situación existente.
  3. Actividad / Información innecesaria. A menudo la información repetitiva esconde una inadecuada planificación de la prevención (una innecesaria repetición de actividades)
  4. Actividad / Justificación innecesaria. El artículo 5 del RSP establece que la evaluación incluirá la realización de las mediciones, análisis o ensayos que se consideren necesarios, salvo que se trate de operaciones, actividades o procesos en los que la directaapreciación profesional acreditada permita llegar a una conclusión sin necesidad de recurrir a aquéllos. El uso de la apreciación profesional puede evitar muchas justificaciones innecesarias, pero debe aplicarse con prudencia cuando se tomacomo base para descartar la necesidad de tomar medidas preventivas; en tal caso, siempre que exista duda razonable, deberán efectuarse mediciones.
  5. Justificaciones excesivas con conclusiones poco operativas.

A modo de conclusión, para simplificar y hacer más comprensible la documentación se considera conveniente que :

  • Los Servicios de prevención tengan documentados los procedimientos utilizados para la realización de las actividades preventivas más habituales, haciendo referencia a ellos cuando sea necesario.
  • En relación con la evaluación de un puesto de trabajo, sólo se aporte la documentación de la última que se haya realizado. Debe resaltarse que una vez adoptadas las medidas correctoras cuya necesidad haya puesto de manifiesto una evaluación previa, ésta debe actualizarse.
  • La periodicidad con la que se revise cada evaluación se base en razones técnicas, evitándose prácticas (tales como la “evaluación global anual”) que supongan actividades y documentación innecesarias.
  • Se valore la posibilidad de utilizar la directa apreciación profesional, con la debida prudencia, para evitar mediciones o justificaciones innecesarias y que se establezca un procedimiento general para el ejercicio de dicha “apreciación”
  • Se tenga en cuenta, en cualquier caso, que, si un empresario decide adoptar una medida para mejorar una determinada situación sin que hacerlo sea legalmente exigible, no está obligado a justificar tal decisión.
  • Las conclusiones de la evaluación se expresen de forma tal (o vayan acompañadas de indicaciones) que orienten al empresario a la hora de determinar los plazos de adopción de las medidas preventivas.

*Estas conclusiones son transcritas literalmente de la guía. Para mayor información consultar el anexo final.

La matriz Eisenhower: Cómo trabajar de forma más eficiente.

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«Las decisiones más urgentes rara vez son las más importantes»

Mikael Krogerus & Roman Tschäppeler

Anoche  terminé de leer «El Pequeño Libro de Las Grandes Decisiones» de Mikael Krogerus y Roman Tschäppeler. Pequeño gran libro, sí señor, porque en unas 150 páginas se describen más de 50 modelos de toma de decisiones. Se explican de una forma clara, concisa, visual… Es muy cómodo de leer, pero es un libro que te obliga a reflexionar.

Es cierto que la mayoría de los modelos expuestos son conocídisimos, como por ejemplo, la pirámide de Maslow, la técnica Scamper, el simulacro de Montecarlo, pero hay otros que no tanto, como el modelo de Uffe Elbak o el modelo de Drexler-Sibbet.

El primero de ellos es la «Matriz de Eisenhower» dentro del capítulo de «Cómo mejorarse a uno mismo». Creo que es de los modelos más archiconocido, pero que en muchos casos olvidado.

A todos nos ha pasado alguna vez: bandeja de correo hasta los topes, varias montañas de papeles que amenazan con comerte en muy poco tiempo, llamadas pendientes, listas y listas de cosas pendientes por hacer, pero ¿por cuál empiezo?

En el sector 1: TAREAS IMPORTANTES Y URGENTES.

Alta prioridad. Son esas tareas que requieren una inmediata acción. Son tareas que puedes hacer tu mismo, son de tu responsabilidad. Pero significa que si pasas mucho tiempo aquí, trabajas únicamente como un solucionador de problemas, y nunca podrás encontrar tiempo para trabajar en planes a largo plazo.

La pregunta clave que puedes hacerte es, ¿con una buena planificación podría haber evitado su urgencia?

Algunos ejemplos son el cierre de un proyecto, una entrega, una reunión con un cliente.

En el Sector 2: TAREAS IMPORTANTES PERO NO URGENTES.

Son trabajos que no deben ser pospuestos, generalmente se relacionan con los objetivos a largo plazo. Aquí es donde seguramente quieres pasar la mayor parte de tu tiempo, trabajando en algo importante y tener el tiempo para hacerlo correctamente. Esto te ayudará a producir alta calidad de manera eficiente.

Algunos ejemplos son reuniones de planificación, brainstorming, revisión de la estrategia, reuniones de tácticas a implementar, revisión de resultados.

En el sector 3: TAREAS URGENTES PERO NO IMPORTANTES.

Considera la posibilidad de la eliminar estas tareas. Aquí es donde estás ocupado, pero no de un modo productivo. No permitas que las tareas de esta categoría desvíen tu atención de lo importante. El hecho de que sean urgentes no las convierte en importantes.

Algunos ejemplos son la gestión de la agenda, la gestión de viajes o traslados, llamadas no importantes, la lectura de e-mails nuevos, etc.

En el sector 4: TAREAS NI IMPORTANTES NI URGENTES.

Totalmente prohibido perder tiempo con este tipo de tareas. Puedes dejarlas para después.

Algunos ejemplos son las distracciones de personas que se presentan sin cita, navegar en internet sin rumbo, facebook, etc.

«La Consultora» de Javier Uriz

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LA CONSULTORA

Título: La Consultora

Autor: Javier Uriz

Editorial: Alienta Editorial (Grupo Planeta)

ISBN: 978-84-92414-38-3

Páginas: 383

SINOPSIS:

María Begino es una joven consultora a quien se ha encomendado una misión imposible. Decidida a realizarla a pesar de todo, deberá adoptar una segunda personalidad e infiltrarse en la empresa cliente, ayudada por un antiguo amante francés y un profesor de Psicología suizo, con quienes formará un “ménage à trois” muy especial. Con su doble identidad descubrirá la realidad profunda de la empresa y de los dramas humanos que conviven en ella, desde el Consejero Delegado hasta el obrero eventual. Asimismo, las angustias, sorpresas y sobresaltos de su nueva vida la llevarán a tomar conciencia de una realidad profunda e inquietante: la vacuidad de su vida oficial, de su matrimonio y de su carrera profesional. Una dramática y excitante aventura no exenta de humor, que engancha desde las primeras páginas y que, divirtiéndole, conduce al lector a reflexionar sobre sí mismo y a conocer mejor el paisaje que le rodea en su propio mundo profesional.

La verdad es que el libro lo elegí por la portada, simplemente me llamó la atención. La temática no es nueva, al contrario, últimamente la consultoría se ha convertido en un tema comodín. No obstante, a pesar de que ya se ha escrito mucho sobre el tema, el libro engancha, no es el típico libro de management, hila una historia real con aspectos más teóricos, sobre todo en cuanto a recursos humanos.

Es una novela realista que nos enseña los entresijos de una «empresa cualquiera» caracterizada por la desconfianza entre la dirección y su personal, en la que los intereses de unos pocos prevalecen sobre los objetivos generales de la empresa.

Se pone de manifiesto que los problemas de muchas empresas y su pérdida de competitividad se debe, más que a la crisis que vivimos, a la pervivencia de un modelo empresarial obsoleto y dilapidador de los mejores recursos, los humanos. La crisis sólo lo ha puesto en evidencia. A lo largo del texto, se define lo que podemos llamar el “nuevo modelo productivo” del que todos hablan pero nadie precisa. De hecho, las ideas de este nuevo modelo que la protagonista intenta trasmitir como una solución a la situación a la dirección son rechazadas taxativamente por la misma.

Otros enlaces sobre Javier Uriz,

«El futuro de la empresa pasa por liberar el talento de los empleados» (Negocios en Navarra)

“Sustituir jerarquía por liderazgo, escucha y equipo” (Asociación Navarra de Empresas Laborales)

Dirección de Proyectos: Software (II)

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Tal y como comenté en una entrada anterior sobre «Dirección de Proyectos. Software (I)», hay otras opciones de software a parte del Microsoft Project y del Primavera Project Planner, englobadas en lo que se conoce  como software libre.

Pero antes que nada,

¿qué es el software libre?

Es el software que garantiza las siguientes libertades: 

  1. La libertad de ejecutar el programa, para cualquier propósito (libertad 0).
  2. La libertad de estudiar cómo trabaja el programa, y cambiarlo para que haga lo que usted quiera (libertad 1). El acceso al código fuente es una condición necesaria para ello.
  3. La libertad de redistribuir copias para que pueda ayudar al prójimo (libertad 2).
  4. La libertad de mejorar el programa y publicar sus mejoras, y versiones modificadas en general, para que se beneficie toda la comunidad (libertad 3). El acceso al código fuente es una condición necesaria.

Por no extenderme demasiado, para aquel que quiera saber más sobre el software libre:

Volviendo al tema que nos ocupa, indagando un poquitín por la red, he encontrado los siguientes programas que nos pueden ayudar en la gestión de proyectos:

Gantt PV es un programa gratuito, de apariencia sencilla y sin grandes complicaciones, para planificación de proyectos, descomposición, representación y seguimiento de tareas sobre diagrama de Gantt. Descargas disponibles para Windows, MacOS y Linux.

Es una aplicación de escritorio con interfaz similar a MSProject permite programar y organizar las tareas y asignación de personas y recursos sobre una representación Gantt. Herramienta mucho más ligera que MSProject, pero esto en el ámbito y dimensión de muchos proyectos es más una ventaja que un inconveniente. La exportación de informes en formato HTML está bastante lograda.

Algo más veterana esta solución en entorno web ofrece un marco completo para la planificación, gestión y seguimiento de multiples proyectos para clientes diferentes, quienes pueden disponer también de acceso para monitorizar la evolución del desarrollo.

Impresionante es la apariencia de esta herramienta de entorno web para registrar y gestionar los tiempos de diferentes equipos de trabajo en sus respectivos proyectos. Gestión completa de informes de tiempos y costes. Combina gestión de documentos, de equipos y de proyectos.

Aplicación de escritorio para gestión y seguimiento de proyectos, con descomposición en tareas y sub-tareas, dependiencias, identificación de la ruta crítica, diagramas de Gantt. Inicialmente desarrollada para Linux, pero dispone de versión beta para Windows.

Herramienta para planificación y seguimiento de proyectos, de interfaz sencillo. Para desarrollo de software en equipos reducidos con metodologías ágiles, especialmente eXtreme Programming.

Project Planning and Tracking System (PPTS) es una herramienta de gestión ágil de proyectos para equipos que trabajan con Scrum y/o Extreme Programming. Es un sistema web, accesible con un navegador que puede instalarse sobre servidor Linux o Windows (con php y MySQL) y de uso libre, con licencia GNU (GPL).

Plataforma web para gestión de proyectos con Extreme Programming

Plataforma web para comunicación, gestión y seguimiento de proyectos, que integra un wiki, interfaz de subversión para la gestión de versiones, seguimiento de proyecto y sistema de tickets para gestionar y registrar tareas, bugs, etc.

Herramienta web de código abierto y uso gratuito para la gestión de pequeños grupos de trabajo o departamentos. Incluye calendario, gestión de equipos, directorio de personas, gestión de incidencias, registros de tiempo, listas de seguimiento…

Servicio de software que permite editar y compartir con el equipo  y demás interesados planificaciones Gantt.

ToDoList es una herramienta gratuita muy simple y efectiva para la gestión de proyectos en entornos ágiles. Escasamente ocupa 1 Mb, y al instalarla se puede indicar que emplee un fichero .ini para guardar la información de configuración,  de forma que no toca para nada el registro de Windows y se puede llevar incluso en una memoria USB.

Es un gestor de proyectos y tareas, con  control de tiempos, generador de informes, repositorio de ficheros, agenda, chat, notificaciones y RS.

X-Man (Extreme Manager) es una herramienta fácil para gestión y seguimiento de proyectos ágile. Si trabajas con un formato ágil tipo XP o Scrum, merece la pena echarle un vistazo, porque además es un programa «limpio»: Un fichero de 4 Mb que no necesita instalación. Basta grabarlo en una carpeta y ejecutarlo.

Sistema basado en web para la gestión  de grupos de trabajo, entornos colaborativos, proyectos. Intenta ser la alternativa open source de soluciones propietarias como Basecamp o Sharepoint.

Es un programa de escritorio para la gestión de proyectos: gratuito, open source, con versiones para Linux, Unix, Mac y Windows; compatible con ficheros MS Project y con todas las funcionalidades que ofrece Project (como aplicación de escritorio stand-alone)

Sistema sobre web para integrar todos los procesos y documentación del ciclo de desarrollo.

Programa Open Source para registrar y clasificar por tareas y sub-tareas los tiempos de trabajo del equipo de un proyecto.

Herramienta para la auto-gestión ágil de equipos de programación pequeños. Está inspirada en el concepto de backlog de Scrum.

Se trata de un servicio web, con funcionalidades simples pero que pueden ser suficientes para el registro y la comunicación de actividades entre los miembros de un equipo de trabajo.

Es una plataforma on-line para gestión de proyectos y colaboración de equipos de trabajo. Es open source, y se puede utilizar gratuitamente con licencia GNU. Requisitos: Linux, Apache y PHP5.

Sistema multi-plataforma, programado con Ruby on Rails, open source con licencia GPL, con un interfaz limpio y unas funcionalidades asombrosas para gestión de proyectos.

Con el mismo interfaz para todos los roles, ofrece las opciones de operación, consulta, estimación de historias de usuario… activas o no, según el usuario sea propietario del producto, gestor, equipo o interesado. Incluye listas de historias de usuario (backlog), de asuntos, de problemas y de pruebas; un chat en línea, un juego de cartas con el que el equipo puede hacer estimación de poker de las historias propuestas en el backlog…

Desde el área de administración se pueden ajustar los permisos de cada usuario, de forma indivisual o por grupos, y para cada área de trabajo, incluso para que no resulte visible. 

Servicio web para gestión ágil de proyectos con buena pinta, disponible on-line de forma gratuita en esta versión, aunque en el futuro se preven cuentas de pago.

OpenWorkBench. el interfaz no es como el de GanttProject u OpenProject, pero tiene una ‘feature’ de replanificar automáticamente las tareas en base a las dependencias entre ellas (nada nuevo) y a la capacidad de trabajo de las personas (esto creo que si es nuevo, y puede resultar útil para afinar el plan de asignaciones de tareas en equipos medianos).

Se trata de una aplicación de productividad perfecta para pequeños equipos. Número ilimitado de usuarios y generar informes de trabajo diarios.

Se trata de una herramienta de colaboración en línea para todo tipo de organizaciones. Proporciona todas las últimas soluciones en una única plataforma (Intercambio de información y CRM, Proyectos, tareas y gestión de eventos, Servidor de archivos y gestión de documentos en línea, Intercambio de datos y la sincronización, Incidente de seguimiento)

Herramienta flexible basada en web de gestión de recursos para entornos empresariales. Se adapta perfectamente a cualquier tipo de organización. Totalmente basado en Internet. Todo el código fuente del software está disponible. Uso de estándares abiertos y protocolos.

Corto en diseño pero justificado en su alta seguridad. Una solución simple para trabajar en equipo y suplir un gran número de actividades de una manera sencilla (con listas de tareas pendientes y calendarios). Ha sido desarrollado en PHP y se encuentra disponible en varios idiomas.

Bueno, ya me he cansado. La lista puede ser interminable y seguro que a muchos os he aburrido. Hay infinidad de software relacionado con la gestión de proyectos. Por la experiencia que he tenido con algunos, descarta la idea de un sólo programa te solucione el papelón. Por regla general, tendrás que usar varios. Así que, opciones no faltan.

Referente al software libre, os dejo el enlace de un documento elaborado por la oficina de Software Libre de la Universidad de Zaragoza llamado «Software libre para gestión de proyectos» También, os dejo otro documento, elaborado por Juan Carlos Sánchez, sobre «Herramientas de Software Libre para la Gestión de Proyectos». Vale la pena echarle un ojo.

Referencias:

«Aplicaciones Open Source para la gestión de proyectos» de Juan David Quiñónez (wwwhatsnew.com)

«Herramientas de uso libre para gestión de proyectos» de navegapolis.net

La gestión de datos en la coordinación de actividades empresariales. LOPD.

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Hoy he estado leyendo una noticia publicada en el «Portal de Coordinación Empresarial» acerca de la gestión de los datos según la LOPD en el caso de coordinación de actividades empresariales y nada, que me he puesto a darle vueltas a esto de la protección de datos y la prevención.

Por esquematizar un poco,

1º La «Ley Orgánica de Protección de Datos» (LOPD) define el tratamiento de datos como: ”Todas aquellas operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no, que permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, bloqueo y cancelación, así como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias”.

2º Pero… ¿qué datos son los que se deberán registrar en PRL?

La «Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales» y sus normas de desarrollo imponen a la empresa la realización de un conjunto de actividades cuyo fin último es evitar o disminuir los riesgos derivados del trabajo. Para esta tarea resulta necesario tratar datos personales de los trabajadores. El tratamiento de estos datos en materia de prevención de riesgos se encuentra legitimado por la existencia de un relación contractual cuyo cumplimiento, desarrollo y control, lo hace necesario (art. 6.2 LOPD).

Este punto se refiere a la «vigilancia en la salud», la cual puede ser voluntaria u obligatoria. Normalmente es voluntaria, por lo que se requiere el consentimiento por parte del trabajador.

No obstante, también puede ser obligatoria conforme al artículo 21.1 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, previo informe de los representantes de los trabajadores
– Cuando el reconocimiento médico sea indispensable para evaluar los efectos de las condiciones de trabajo sobre el individuo, lo cual deja muy abierto el concepto de “voluntariedad”.
– Para verificar si el estado de la salud del trabajador puede constituir un peligro para él mismo o para otras personas.
– Cuando quede establecido en alguna disposición legal en relación a los riesgos específicos y actividades de especial peligrosidad (en el caso de productos químicos, por ejemplo)
– Cuando así venga establecido en el convenio colectivo.
– Cuando se ha tipificado en el puesto de trabajo el riesgo de enfermedad profesional.

3º Además, hay que tener en cuenta que a los delegados de prevención se les faculta para acceder a la información y documentación relativa a las condiciones de trabajo que sean necesarias para el ejercicio de sus funciones y, en particular, a la prevista en los artículos 18, 23 y 36 de la Ley 31/95 de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL). Podrán acceder a datos personales sobre daños en la salud de los trabajadores cuando tengan su origen en un hecho dañoso, relacionado con el entorno laboral, sólo para la finalidad de control que les atribuye la LPRL y limitada a los datos estrictamente necesarios, entendiendopor tales los relativos a la gravedad y naturaleza de los daños. El delegado es un “cesionario de datos”, viene vinculado por los principios de protección de datos personales, y debe guardar en particular el deber de confidencialidad conforme a la LOPD y a la legislación específica en la materia.

A los Delegados de Prevención les será de aplicación lo dispuesto en el apartado 2 del artículo 65 del Estatuto de los Trabajadores en cuanto al sigilo profesional debido respecto de las informaciones a que tuviesen acceso como consecuenciade su actuación en la empresa. (Artículo 37.3 LPRL, E/00312/2007)

Por concluir, lo importante de todo esto es que sepamos cuáles son nuestros derechos y deberes en referencia a la LOPD, que lo consultemos directamente a la AEPD, independientemente de si somos empresarios, trabajadores o delegados de prevención, porque la «proteccción de datos es un derecho», no lo olvidemos.

Para ello, a continuación os adjunto el enlace de 2 vídeos emitidos por la Agencia de Protección de Datos acerca de la importancia de la protección de datos.

Para consultar cualquier aspecto relacionado a la legislación referente a la LOPD, la Agencia de Protección de Datos ha habilitado un buscador muy útil al respecto (Enlace al buscador de legislación LOPD)

Y si, a pesar de leer la normativa, no os aclarais, también podéis consultar la «Guía de Seguridad» que ha emitido la Agencia. Se trata de una guía general de lo todo lo referente a la LOPD. Para las relaciones laborales, existe otra guía, mucho más específica (Guía: La Protección de Datos en las Relaciones Laborales)

Artículos de referencia:

La gestión de datos en coordinación de actividades empresariales (www.coordinacionempresarial.com)

El acceso a datos protegidos de los delegados de prevención en coordinación de actividades empresariales  (www.coordinacionempresarial.com)

«Los diez retos de Silvia» TopTenHRS.

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Título: Los diez retos de Silvia

Autor: Varios (J.Cagigas, E. de Andrés, C. Espinosa, P. Fajardo…)

Editorial: Libros de Cabecera

ISBN: 978-84-938303-6-6

Páginas: 304

SINOPSIS:

Silvia, una joven directiva de recursos humanos recién incorporada a su empresa, debe afrontar diez situaciones críticas para la gestión de personas en tiempos difíciles. Para ello, se apoyará en los mejores expertos de recursos humanos quienes, con su experiencia, le ayudarán a superarlas con éxito a través de diez piezas magistrales que cubren aspectos como la selección, la política retributiva, la gestión del compromiso, la evaluación del rendimiento, el desarrollo directivo, la cohesión del equipo directivo, la gestión del cambio, la retención del talento, el outplacement y la comunicación interna.
Este libro está dirigido a empresarios, directivos, profesionales de recursos humanos, y, en general, a todos aquellos que se enfrentan a la responsabilidad.

Independientemente de si trabajas o no en el departamento de rrhh o si gestionas o no a personas en tu quehacer diario, es un libro que vale la pena leerlo. Es claro, directo y muy práctico. Los 10 retos a los que se enfrenta la protagonista hacen que te metas de lleno en el papel. Se trata de un libro que te obliga a reflexionar sobre algunos de los aspectos más comunes en la actualidad relacionados con los recursos humanos.

Otra de las razones por las que merece ser leído es que ha sido redactado de forma didáctica, para su mayor comprensión. Cada reto se estructura de la misma forma: una presentación inicial del reto, el planteamiento de unas cuestiones y la solución de la mismas, destacándose las ideas claves con las que el lector tiene que quedarse. Además, no hace falta leerlo de forma secuencial. Cada reto es independiente, lo que lo hace un libro que se puede leerse y releerse tantas  veces como se quiera y en cualquier momento.

Los retos a los que debe enfrentarse Silvia son los siguientes:

  • Reto 1: Captación de talento directivo: estrategias y aliados.
  • Reto 2: La alineación estratégica de la retribución.
  • Reto 3: Motivación, ilusión y compromiso en tiempos de cambio
  • Reto 4: El eterno problema de la evaluación
  • Reto 5: El desarrollo de la eficacia directiva
  • Reto 6: El trabajo en equipo en la alta dirección: los seis factores clave de éxito.
  • Reto 7: La gestión de personas en tiempos de turbulencias.
  • Reto 8: Claves para la retención del talento.
  • Reto 9: Carrera profesional y outplacement.
  • Reto 10: Hablando se entiende la gente: la comunicación interna.

Creo que de todos me quedaría con el 4 y el 10. El reto nº4 porque creo que, tal y como expone el libro, «para mejorar el rendimiento de las personas, debemos centrarnos en las funciones que la misma desempeña mejor» y para ello hay que tener una imagen real del desempeño, que nos la dá la evaluación de puestos.

Respecto al reto nº1o, creo firmemente que sin una comunicación interna eficaz en la empresa, jamás conseguiremos un equipo comprometido y proactivo, por lo que no conseguiremos que se cumplan adecuadamente los objetivos empresariales marcados por nuestra organización.

A continuación, os dejo la entrevista que «El Foro de Recursos Humanos» a Jorge Cagigas, uno de los autores del libro.

Destacar de la entrevista que habrá un segundo libro. Quedamos a la espera ;-)

Dirección de Proyectos: Software (I)

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¿Qué programas informáticos existen en el marcado para la gestión de proyectos?

Dentro de los software destinados a las administración y gestión de proyectos,  los más utilizados son el Microsoft Project  y  Primavera Project  Planner.

Tanto en las aplicaciones de ambos programas,  como en  la distribución gráfica de la  interfaz no existen grandes diferencias, ambos permiten gestionar las tareas desde el calendario, fundamental para determinar la ruta crítica. En cuanto a los tipos de visualizaciones gráficas también existen similitudes y cuentan casi con las mismas opciones como, por ejemplo, el diagrama de Gannt. Y así lo mismo con calendarios, vistas, tablas, filtros, campos, etc.

Dentro de las diferencias más notables,  el interfaz de Microsoft es más amigable e intuitivo. En cuanto a Primavera, la interfaz y la utilización del programa ha mejorado desde la versión 5, ya que sus primeras versiones estaban más basadas en lenguajes de programación  y requería bastante tiempo para sacarle en máximo provecho.  Dentro de las ventajas de primavera está su versatilidad para hacerle entender situaciones al software para desarrollar determinados proyectos, cosa que en microsoft muchas veces no se puede por estar más tabulado, por llamarlo de alguna forma.

Entonces, ¿por cuál me decido? ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de cada uno de ellos?

MS PROJECT

Ventajas

  • Muy intuitiv0.
  • Fácil de usar.
  • Diferentes vistas para identificar puntos clave del proyecto.
  • Compatible con versiones anteriores.

Desventajas

  • La aplicación para trabajar en Internet se compra aparte.
  • No se puede medir ni la productividad ni el rendimiento.
  • Muy caro comparado con las alternativas que presenta la competencia.
  • No es multiplataforma, de forma que tiene restringido su uso a windows.
  • El 80% de los usuarios de MS Project acaba usando tan sólo el 20% de sus numerosas opciones, de manera que acaba siendo su aplicación poco eficiente.

PRIMAVERA PROJECT PLANNER

Ventajas

  • Fácil de usar.
  • Es un programa multiplataforma (funciona tanto en Linux como Windows)
  • Cuenta con las herramientas básicas para la planeación de la mayoría de proyectos.
  • Permite importar proyectos desde MSProject en formato xml.
  • Puede exportar en formato html.
  • No requiere equipos con muchas prestaciones ya que consume solamente poca memoria para trabajar.

Desventajas

  • Le falta herramientas para exportar en más formatos
  • Mayor detalle en el porcentaje de las subtareas.
  • No cuenta con aplicación para trabajar en Internet como con el MSProject.
  • No cuenta con versiones para móviles.

Personalmente utilizo más el MSProject, pero por una sencilla razón, en las empresas en las que he trabajado hasta ahora era el programa que usaban, por lo que no tenía sentido usar otro. No obstante, ahora mismo estoy descubriendo el Primavera y no se queda atrás. Eso sí, también existen otros muchos programas al respecto, pero que no son tan conocidos y lo mejor, la mayoría de ellos son software libre, con lo que ello supone para el usuario. En una entrada más adelante hablaré sobre ellos.

Lean Management. Introducción.

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¿Qué es el Lean Management? ¿En qué se basa? ¿En qué me puede ayudar?

El concepto Lean Management está basado en su totalidad en el Sistema de Fabricación de Toyota (TPS). Los responsables de Toyota, en los años 30, implementaron una serie de innovaciones en sus líneas de modo que facilitaran tanto la continuidad en el flujo de material como la flexibilidad a la hora de fabricar distintos productos. Esto se hizo aún más necesario a finales de la 2ª Guerra Mundial, cuando surgió la necesidad de fabricar pequeños lotes de una gran variedad de productos. Surgió así el TPS («Toyota Production System«).

El TPS se fundamenta en la optimización de los procesos productivos mediante la identificación y eliminación de despilfarros y el análisis de la cadena de valor, para finalmente conseguir un flujo de material estable y constante, en la cantidad adecuada, con la calidad asegurada y en el momento en que sea necesario. Es decir, tener la flexibilidad y fiabilidad necesarias para fabricar en cada momento lo que pide el cliente.

Toyota llegó a la conclusión de que adaptando los equipos de fabricación a las necesidades de capacidad reales, la introducción de sistemas de calidad integrados en los procesos (poka-yokes), la disposición de equipos siguiendo la secuencia de fabricación, innovando para conseguir cambios rápidos de modelo para que cada equipo pudiera fabricar muchos lotes pequeños de distintas piezas, y haciendo que cada máquina avisara a la máquina anterior cuando necesitaba material (sistema pull), haría posible el fabricar con bajos costes, con una amplia variedad, alta calidad y con tiempos de proceso (lead times) muy rápidos para responder de manera efectiva y eficaz a las variaciones en las demandas de los clientes. E igualmente, la gestión de la información se facilitaría y se haría más precisa.

En la entrada «Las Claves de Éxito de Toyota» del Blog: Eficiencia Energetica & Lean Manufacturing se explican muy esquematicamente los 14 principios clave.

I – Filosofía  a largo Plazo
Principio nº 1: Base sus decisiones de gestión en una filosofía a largo plazo, a expensas de lo que suceda con los objetivos financieros a corto plazo.

II – El proceso correcto producirá  los resultados correctos
Principio nº 2: Cree procesos de flujo continuo para hacer que los problemas salgan a la superficie
Principio nº 3: Utilice sistemas  “ Pull “ para evitar producir en exceso.
Principio nº 4:  Nivele la carga de trabajo, trabaje como la tortuga no como a liebre.
Principio nº 5: Cree una cultura de parar a fin de resolver lo problemas,  para lograr una buena calidad a la primera.
Principio nº 6: Las tareas estandarizadas son el fundamento de la mejora continua y de la autonomía del empleado.
Principio nº 7: Use el control visual de modo que no se oculten los problemas.
Principio nº 8: Use solo tecnología fiable y absolutamente probada que dé servicio a su gente y a sus procesos.

III – Añada valor a la organización mediante el desarrollo de sus personal y de sus socios
Principio nº 9: Haga crecerá los lideres que comprendan perfectamente el trabajo, vivan la filosofía  y la enseñen a otros.
Principio nº 10: Desarrolle personas y equipos excepcionales que sigan la filosofía de su empresa.
Principio nº 11: Respete su red extendida de socio y proveedores, desafiándoles  a ayudándoles a mejorar.

IV – La resolución continua de los problemas fundamentales impulsa el aprendizaje organizativo
Principio nº 12: Vaya a verlo por si mismo para comprender a fondo la situación.
Principio nº 13: Tome decisiones por consenso lentamente, considerando concienzudamente todas las opciones implementándolas rápidamente.
Principio nº 14: Conviértase en una organización que aprenda mediante la reflexión constante ( hansei)  y la mejora continua ( Kaizen).

A continuación, os dejo el enlace de una breve animación de poco más de un minuto en el que observa claramente el sistema lean management:

Para entrar más en detalle, otro vídeo con una explación más extensa del lean manufacturing,

Y para terminar esta entrada, os recomiento leer el artículo «The Toyota Phenomenon», escrito por Ernst C. Glauser, del THE Swiss Deming Institute, en el que se explican las claves mediante las cuales Toyota mejora día a día con este sistema.