«Las decisiones más urgentes rara vez son las más importantes»

Anoche  terminé de leer «El Pequeño Libro de Las Grandes Decisiones» de Mikael Krogerus y Roman Tschäppeler. Pequeño gran libro, sí señor, porque en unas 150 páginas se describen más de 50 modelos de toma de decisiones. Se explican de una forma clara, concisa, visual… Es muy cómodo de leer, pero es un libro que te obliga a reflexionar.

Es cierto que la mayoría de los modelos expuestos son conocídisimos, como por ejemplo, la pirámide de Maslow, la técnica Scamper, el simulacro de Montecarlo, pero hay otros que no tanto, como el modelo de Uffe Elbak o el modelo de Drexler-Sibbet.

El primero de ellos es la «Matriz de Eisenhower» dentro del capítulo de «Cómo mejorarse a uno mismo». Creo que es de los modelos más archiconocido, pero que en muchos casos olvidado.

A todos nos ha pasado alguna vez: bandeja de correo hasta los topes, varias montañas de papeles que amenazan con comerte en muy poco tiempo, llamadas pendientes, listas y listas de cosas pendientes por hacer, pero ¿por cuál empiezo?

En el sector 1: TAREAS IMPORTANTES Y URGENTES.

Alta prioridad. Son esas tareas que requieren una inmediata acción. Son tareas que puedes hacer tu mismo, son de tu responsabilidad. Pero significa que si pasas mucho tiempo aquí, trabajas únicamente como un solucionador de problemas, y nunca podrás encontrar tiempo para trabajar en planes a largo plazo.

La pregunta clave que puedes hacerte es, ¿con una buena planificación podría haber evitado su urgencia?

Algunos ejemplos son el cierre de un proyecto, una entrega, una reunión con un cliente.

En el Sector 2: TAREAS IMPORTANTES PERO NO URGENTES.

Son trabajos que no deben ser pospuestos, generalmente se relacionan con los objetivos a largo plazo. Aquí es donde seguramente quieres pasar la mayor parte de tu tiempo, trabajando en algo importante y tener el tiempo para hacerlo correctamente. Esto te ayudará a producir alta calidad de manera eficiente.

Algunos ejemplos son reuniones de planificación, brainstorming, revisión de la estrategia, reuniones de tácticas a implementar, revisión de resultados.

En el sector 3: TAREAS URGENTES PERO NO IMPORTANTES.

Considera la posibilidad de la eliminar estas tareas. Aquí es donde estás ocupado, pero no de un modo productivo. No permitas que las tareas de esta categoría desvíen tu atención de lo importante. El hecho de que sean urgentes no las convierte en importantes.

Algunos ejemplos son la gestión de la agenda, la gestión de viajes o traslados, llamadas no importantes, la lectura de e-mails nuevos, etc.

En el sector 4: TAREAS NI IMPORTANTES NI URGENTES.

Totalmente prohibido perder tiempo con este tipo de tareas. Puedes dejarlas para después.

Algunos ejemplos son las distracciones de personas que se presentan sin cita, navegar en internet sin rumbo, facebook, etc.