¿Qué programas informáticos existen en el marcado para la gestión de proyectos?

Dentro de los software destinados a las administración y gestión de proyectos,  los más utilizados son el Microsoft Project  y  Primavera Project  Planner.

Tanto en las aplicaciones de ambos programas,  como en  la distribución gráfica de la  interfaz no existen grandes diferencias, ambos permiten gestionar las tareas desde el calendario, fundamental para determinar la ruta crítica. En cuanto a los tipos de visualizaciones gráficas también existen similitudes y cuentan casi con las mismas opciones como, por ejemplo, el diagrama de Gannt. Y así lo mismo con calendarios, vistas, tablas, filtros, campos, etc.

Dentro de las diferencias más notables,  el interfaz de Microsoft es más amigable e intuitivo. En cuanto a Primavera, la interfaz y la utilización del programa ha mejorado desde la versión 5, ya que sus primeras versiones estaban más basadas en lenguajes de programación  y requería bastante tiempo para sacarle en máximo provecho.  Dentro de las ventajas de primavera está su versatilidad para hacerle entender situaciones al software para desarrollar determinados proyectos, cosa que en microsoft muchas veces no se puede por estar más tabulado, por llamarlo de alguna forma.

Entonces, ¿por cuál me decido? ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de cada uno de ellos?

MS PROJECT

Ventajas

• Muy intuitiv0.
• Fácil de usar.
• Diferentes vistas para identificar puntos clave del proyecto.
• Compatible con versiones anteriores.

Desventajas

• La aplicación para trabajar en Internet se compra aparte.
• No se puede medir ni la productividad ni el rendimiento.
• Muy caro comparado con las alternativas que presenta la competencia.
• No es multiplataforma, de forma que tiene restringido su uso a windows.
• El 80% de los usuarios de MS Project acaba usando tan sólo el 20% de sus numerosas opciones, de manera que acaba siendo su aplicación poco eficiente.

PRIMAVERA PROJECT PLANNER

Ventajas

• Fácil de usar.
• Es un programa multiplataforma (funciona tanto en Linux como Windows)
• Cuenta con las herramientas básicas para la planeación de la mayoría de proyectos.
• Permite importar proyectos desde MSProject en formato xml.
• Puede exportar en formato html.
• No requiere equipos con muchas prestaciones ya que consume solamente poca memoria para trabajar.

Desventajas

• Le falta herramientas para exportar en más formatos
• Mayor detalle en el porcentaje de las subtareas.
• No cuenta con aplicación para trabajar en Internet como con el MSProject.
• No cuenta con versiones para móviles.

Personalmente utilizo más el MSProject, pero por una sencilla razón, en las empresas en las que he trabajado hasta ahora era el programa que usaban, por lo que no tenía sentido usar otro. No obstante, ahora mismo estoy descubriendo el Primavera y no se queda atrás. Eso sí, también existen otros muchos programas al respecto, pero que no son tan conocidos y lo mejor, la mayoría de ellos son software libre, con lo que ello supone para el usuario. En una entrada más adelante hablaré sobre ellos.

¿Qué es el Lean Management? ¿En qué se basa? ¿En qué me puede ayudar?

El concepto Lean Management está basado en su totalidad en el Sistema de Fabricación de Toyota (TPS). Los responsables de Toyota, en los años 30, implementaron una serie de innovaciones en sus líneas de modo que facilitaran tanto la continuidad en el flujo de material como la flexibilidad a la hora de fabricar distintos productos. Esto se hizo aún más necesario a finales de la 2ª Guerra Mundial, cuando surgió la necesidad de fabricar pequeños lotes de una gran variedad de productos. Surgió así el TPS («Toyota Production System«).

El TPS se fundamenta en la optimización de los procesos productivos mediante la identificación y eliminación de despilfarros y el análisis de la cadena de valor, para finalmente conseguir un flujo de material estable y constante, en la cantidad adecuada, con la calidad asegurada y en el momento en que sea necesario. Es decir, tener la flexibilidad y fiabilidad necesarias para fabricar en cada momento lo que pide el cliente.

Toyota llegó a la conclusión de que adaptando los equipos de fabricación a las necesidades de capacidad reales, la introducción de sistemas de calidad integrados en los procesos (poka-yokes), la disposición de equipos siguiendo la secuencia de fabricación, innovando para conseguir cambios rápidos de modelo para que cada equipo pudiera fabricar muchos lotes pequeños de distintas piezas, y haciendo que cada máquina avisara a la máquina anterior cuando necesitaba material (sistema pull), haría posible el fabricar con bajos costes, con una amplia variedad, alta calidad y con tiempos de proceso (lead times) muy rápidos para responder de manera efectiva y eficaz a las variaciones en las demandas de los clientes. E igualmente, la gestión de la información se facilitaría y se haría más precisa.

En la entrada «Las Claves de Éxito de Toyota» del Blog: Eficiencia Energetica & Lean Manufacturing se explican muy esquematicamente los 14 principios clave.

I – Filosofía  a largo Plazo
Principio nº 1: Base sus decisiones de gestión en una filosofía a largo plazo, a expensas de lo que suceda con los objetivos financieros a corto plazo.

II – El proceso correcto producirá  los resultados correctos
Principio nº 2: Cree procesos de flujo continuo para hacer que los problemas salgan a la superficie
Principio nº 3: Utilice sistemas  “ Pull “ para evitar producir en exceso.
Principio nº 4:  Nivele la carga de trabajo, trabaje como la tortuga no como a liebre.
Principio nº 5: Cree una cultura de parar a fin de resolver lo problemas,  para lograr una buena calidad a la primera.
Principio nº 6: Las tareas estandarizadas son el fundamento de la mejora continua y de la autonomía del empleado.
Principio nº 7: Use el control visual de modo que no se oculten los problemas.
Principio nº 8: Use solo tecnología fiable y absolutamente probada que dé servicio a su gente y a sus procesos.

III – Añada valor a la organización mediante el desarrollo de sus personal y de sus socios
Principio nº 9: Haga crecerá los lideres que comprendan perfectamente el trabajo, vivan la filosofía  y la enseñen a otros.
Principio nº 10: Desarrolle personas y equipos excepcionales que sigan la filosofía de su empresa.
Principio nº 11: Respete su red extendida de socio y proveedores, desafiándoles  a ayudándoles a mejorar.

IV – La resolución continua de los problemas fundamentales impulsa el aprendizaje organizativo
Principio nº 12: Vaya a verlo por si mismo para comprender a fondo la situación.
Principio nº 13: Tome decisiones por consenso lentamente, considerando concienzudamente todas las opciones implementándolas rápidamente.
Principio nº 14: Conviértase en una organización que aprenda mediante la reflexión constante ( hansei)  y la mejora continua ( Kaizen).

A continuación, os dejo el enlace de una breve animación de poco más de un minuto en el que observa claramente el sistema lean management:

Para entrar más en detalle, otro vídeo con una explación más extensa del lean manufacturing,

Y para terminar esta entrada, os recomiento leer el artículo «The Toyota Phenomenon», escrito por Ernst C. Glauser, del THE Swiss Deming Institute, en el que se explican las claves mediante las cuales Toyota mejora día a día con este sistema.